e-portfolio support
e-portfolio support
Handleiding e-portfolio
Het e-portfolio is een digitaal portfolio waarin je je ontwikkeling als aios en de beoordelingen die je tijdens je opleiding krijgt bijhoudt.
We leggen hier uit hoe je met het e-portfolio werkt, uit welke onderdelen het bestaat en tegen welke problemen jij of je opleider of docent aan kan lopen.
Inloggen
De software achter het e-portfolio heet ScorionX. Als je start met de huisartsopleiding krijg je van je instituut een uitnodigingsmail met het verzoek een wachtwoord voor ScorionX aan te maken. Verleen zo snel mogelijk toegang tot jouw e-portfolio aan je opleider en aan je groepsbegeleiders. Doe dit voor de duur van je stage tot een half jaar erna.
Ben je in opleiding bij Radboudumc, log dan in via onderstaande knop.
Problemen met inloggen
We hebben hieronder de meest voorkomende problemen waar je tegenaan kan lopen met inloggen op een rij gezet.
Inloggen lukt niet
- Juiste gebruikersnaam. Log je wel in met de juiste gebruikersnaam? De inlognaam bestaat uit de letters BIG- gevolgd door je BIG-nummer. Bijvoorbeeld: BIG-01234567890. Ben je in opleiding bij het Radboudumc? Log dan in met je Radboudumc-account (Radboudumc-mailadres en wachtwoord).
- Juiste inloglink. Je kunt inloggen op het e-portfolio via https://apps.parantion.nl/scorionx. Ben je in opleiding bij het Radboudumc gebruiken dan deze link: https://apps.parantion.nl/scorionx/#/login/portal?name=hn
- Geblokkeerd account. Na drie vergeefse inlogpogingen wordt je account geblokkeerd. De landelijk applicatiebeheerder moet dan je account resetten.
Wachtwoord vergeten
Weet je je wachtwoord niet meer? Probeer dan niet drie keer in te loggen, maar vraag na twee vergeefse inlogpogingen een nieuw wachtwoord aan. Ga hiervoor naar pagina wachtwoord vergeten.
Dit geldt niet aios Radboudumc. Zij dienen het wachtwoord van het Radboudumc-account aan te passen (dan volgt ScorionX vanzelf).
Link voor Wachtwoord herstellen is verlopen
Mocht de link het niet meer doen, dan kan je zelf een nieuw wachtwoord instellen volgens dezelfde procedure als bij wachtwoord vergeten.
Indeling e-portfolio
De startpagina van het e-portfolio bestaat uit 2 hoofdmenu’s. Een menu voor je account en het delen van (delen van) je portfolio en een een hoofdmenu van 3 onderdelen: Dossier, Dashboard en Bestandbeheer. Open via onderstaande link een uitleg van de startpagina.
Dossiers
Voor elk stage voeg je een nieuw dossier toe aan je e-portfolio. Voor je 1e jaar hoef je dus alleen het dossier ‘1e huisartsstage’ aan te maken. Heb je een dossier toegevoegd? Dan wordt automatisch een aantal formulieren in dat dossier klaargezet. Heb je extra formulieren nodig? Dan kun je die handmatig vanuit het dossier toevoegen. Voeg je een differentiatie of keuzestage toe? Pas dan de naam van het dossier aan, zodat duidelijk is waar het om gaat.
In onderstaande handleiding zie je hoe je een dossier aanmaakt en toevoegt.
Dashboard en bestandsbeheer
Een overzicht van je voortgang vind je terug op het dashboard. Het dashboard toont je voortgang op de 7 competentiegebieden, de ComBel, bekwaamheidsverklaringen diensten en jouw eigen leerdoelen en -plannen.
Het dashboard vult zich automatisch op basis van de ingevulde formulieren uit je e-portfolio. Daarnaast kun je ook zelf bestanden uploaden. Denk aan supervisiebeoordelingen, feedbackdocument, een geslaagd consult waar je als aios trots op bent, een succesvol onderwijsprogramma, een bericht van een dankbare patiënt of een blijk van waardering van een collega.
Open onderstaande bestanden voor verdere uitleg.
FAQ over dashboards
We hebben hieronder de meest voorkomende problemen waar je tegenaan kan lopen met het dashboard en bestandsbeheer op een rij gezet.
Dashboard (hoofddashboard binnen menu dashboards)
Dit dashboard geeft een overzicht van:
- Adviezen
- Beslissingen
- Diensten, te weten:
-Bekwaamheidsverklaringen diensten HAP
-Akkoord huisartsopleider diensten 1e en 2e huisartsstage
-Verrichte diensten 1e en 2e huisartsstage, met data waarop de diensten gedaan zijn - Uitslagen LHK-KOV
Om in één oogopslag te kunnen zien – of in een advies/beslissing staat dat de aios zonder voorwaarden, met voorwaarden of niet wordt toegelaten – wordt dit ook nog met een icoon aangegeven:
Navigeren binnen dashboard
Onderaan staat de navigatiebalk met de links naar de pagina’s Adviezen, Beslissingen, Diensten en LHK-KOV. Om naar de betreffende pagina te gaan klik je op het woord.
Wil je liever alle informatie onder elkaar op één pagina? Dat kan met de knop:
Je gaat daarna weer terug naar de afzonderlijke paginaweergave met de knop:
Combel-voortgang
Deze rapportage geeft per competentie aan wat de voortgang (conclusies, vragen & bespreekpunten) op deze competentie in de verschillende ComBeLs is geweest en wat de narratieve feedback was bij deze competentie.
Via het menu onderaan het scherm kun je navigeren naar de verschillende competenties.
Bekwaamheidsverklaringen Diensten HAP
Heb je een overzicht van je Bekwaamheidsverklaringen nodig?
- Ga naar het dashboard Bekwaamheidsverklaringen
- Klik onderaan de pagina op het printericoon
- Klik op OK in de pop-up die verschijnt
Na enkele momenten vind je het document als PDF terug in de map Mijn rapportages.
Formulieren
Bij het aanmaken van een dossier voor een bepaalde stage worden automatisch een aantal formulieren toegevoegd. Daarnaast kun je ook zelf formulieren toevoegen aan een dossier.
Het verschilt per formulier of een bepaalde actie zoals invullen, bijlagen toevoegen, etc. mogelijk en/of verplicht is.
In het detailscherm van een formulier vind je onder de drie puntjes naast de titel meerdere opties, zoals een voorbeeldweergave van het formulier.
Onderstaande knoppeninstructies laten je meer zien van de opties bij formulieren.
Formulieren verzenden
Vanuit het e-portfolio verstuur je formulieren naar een beoordelaar (docent of opleider). Zie onderstaande handleidingen voor uitleg over het versturen van formulieren en de voortgang.
FAQ formulieren
We hebben hieronder de meest voorkomende problemen waar je tegenaan kan lopen met formulieren op een rij gezet.
Verwijderen van formulieren
Let op: je kunt alleen lege, ongebruikte formulieren zelf wissen. Is het formulier al ingevuld? Neem dan contact op met jouw opleidingsinstituut om dit te laten verwijderen.
Wil je een leeg formulier verwijderen? Klik dan op het formulier. Rechts in het detailscherm zie je drie puntjes. Klik hierop om het formulier te verwijderen. Heb je al iemand uitgenodigd voor het formulier? Trek dan eerst de uitnodiging in. Alleen dan kun je het formulier verwijderen.
Formulier verplaatsen
Heb je per ongeluk een formulier aan een verkeerd dossier toegevoegd? Dan kan je het helaas niet verplaatsen. Neem in dit geval contact op met je opleidingsinstituut. Kun je het formulier nog verwijderen? Dan kun je dat doen en een nieuw formulier aan het juiste dossier toevoegen.
Beoordelaar krijgt foutmelding bij formulier
Wil je als beoordelaar een formulier invullen via een beoordelingslink, maar krijg je een foutmelding? Dan kan het zijn dat je een tweede formulier open hebt staan in dezelfde browser. Sluit je browser af en open de beoordelingslink opnieuw.
Meerdere formulieren tegelijk bewerken
Het is niet mogelijk om meerdere formulieren tegelijk te bewerken in dezelfde browser. Dan is er kans dat bij opslaan al eerder opgeslagen antwoorden in andere formulieren worden gewist.
Formulier niet zichtbaar
Zijn er geen formulieren meer zichtbaar, terwijl ze er wel zijn? Controleer dan je instellingen. Soms helpt het om je instellingen terug te zetten naar de standaardinstellingen.
Geen inzage in formulier
Heb je het formulier naar de beoordelaar gestuurd? Dan kun je het niet meer inzien tot de beoordelaar het formulier gevalideerd heeft. Het krijgt dan de status gesloten.
Herinnering sturen
Een herinnering sturen naar je beoordelaar gaat op dezelfde manier als het versturen. Klik op het formulier en vervolgens rechts op Verzendoverzicht. Door op Verzending te klikken opent zich het verzendoverzicht en staat herinnering direct klaar om te verzenden.
Portfolio delen
Je kunt je hele e-portfolio delen, maar ook alleen een dossier of formulier.
Om je e-portfolio of onderdelen ervan te delen met bijvoorbeeld je opleider of groepsbegeleiders, heb je hun e-mailadres nodig. Na het delen hebben zij vervolgens toegang tot je e-portfolio, dossier of formulier via een zogeheten ‘deellink’.
Wil je je opleider uitnodigen? Gebruik dan geen algemeen praktijkadres, maar een e-mailadres dat direct bij je opleider uitkomt. Elke persoon die je toegang hebt verleend, ontvangt een geautomatiseerde e‑mail met de toegangslink naar het portfolio en een separate mail met een toegangscode.
Let op: de persoon waarmee je een dossier hebt gedeeld kan alleen je gesloten formulieren inzien. Het dashboard, je documenten en de rapportages zijn voor hem of haar niet toegankelijk.
Problemen met deellinks
We hebben hieronder de meest voorkomende problemen waar je tegenaan kan lopen met het delen van je e-portfolio op een rij gezet.
E-mail komt niet aan
Komt een e-mail voor inzage niet aan? Je hebt een e-mail gestuurd om inzage te geven in je portfolio, maar de e-mail komt niet aan bij je opleider of docent? De e-mail kan in de spambox van de opleider of docent terecht zijn gekomen. Probeer de deellink nog een keer te versturen. Eventueel naar een ander e-mailadres. Ga naar menu Extra > Toegang. Hier zie je welke e-mails met deellinks je hebt verstuurd. Klik achter de mail die je nogmaals wil versturen op Verzenden. In het venster wat daarna opent klik je op OK.
Je kunt ook de deellink kopiëren en met je eigen e-mailprogramma naar je opleider of docent sturen. Ga hiervoor ook naar menu Extra > Toegang. Open de mail met de deellink via de link Wijzigen. Je krijgt de details te zien van de deling. Onderaan staat de deellink zelf.
Deellink niet geldig
Krijgt iemand bij openen van een deellink de melding ‘Link niet geldig, toegang geweigerd / Invalid link, access denied’? Dan kunnen er verschillende dingen aan de hand zijn:
- Het e-portfolio, dossier of formulier staat nog niet open, omdat de ingangsdatum later in gaat.
- Het e-portfolio, dossier of formulier staat niet open, omdat de einddatum is verstreken.
- Je hebt de deellink inmiddels verwijderd.
De begin- en einddatum van een deellink kun je aanpassen, zodat de link het alsnog doet. Je kunt je deellinks beheren via Beheer deellinks in het menu Extra.
Deellinks aanpassen en beheren
Wil je zien wie je externe toegang hebt gegeven of deze toegang aanpassen, nogmaals versturen of verwijderen? Je kunt je deellinks beheren via het menu rechtsboven onder je gebruikersnaam.
Kies voor Portfolio delen of Formulieren delen. Je komt dan in het overzicht van deellinks.
- Door achter een deellink op het potloodje te klikken, kun je de gegevens van deze deellink wijzigen. Bijvoorbeeld de periode aanpassen.
- Ook kun je de uitnodiging opnieuw versturen. Bijvoorbeeld als de persoon de mail met de link niet (meer) kan vinden.
- Met het icoontje van een prullenbak achter een deellink, kan je een geselecteerde deellink verwijderen. Is de deellink verwijdert? Dan vervalt direct de toegang die met deze link was uitgegeven.
Uitnodiging intrekken
Selecteer het formulier. Rechts in het detailscherm klik je op verzendoverzicht en vervolgens het prullenbakje achter de uitnodiging. Je kunt een uitnodiging alleen intrekken als een beoordelaar nog niet begonnen is aan het invullen van het formulier.
Vragen en contact
Heb je een vraag over het gebruik van het e-portfolio? Dan kun je die stellen bij jouw opleidingsinstituut.