Beheerder

Als een aios wel was aangemeld voor de LHK-toets, maar deze niet gemaakt heeft, dan staat er (vanaf de toets van april 2017) een streepje als uitslag van deze toets in het e-portfolio. De opleiding kan, indien gewenst, een toelichting geven op dit streepje. Deze toelichting is zichtbaar op het dashboard. Het veld heet “Aanvullende toelichting en besluitvorming van instituut over uitslag LHK”.

In overleg met de landelijke coördinator toetsing is het volgende stappenplan vastgesteld om het veld te laten vullen:
Het verzoek om een toelichting bij het streepje te zetten kan worden ingediend bij landelijk beheer.
Dit verzoek moet door een door het instituut geautoriseerde persoon worden gedaan. (Bij landelijk beheer moet dus bekend zijn wie deze verzoeken mag indienen)
Bij dit verzoek altijd duidelijk vermelden over welke aios het gaat (vooralsnog door vermelding van naam en BIG-nummer).
In het verzoek staat de gewenste tekst letterlijk uitgeschreven.
Als het verzoek van de juiste persoon komt, de aios correct geïdentificeerd is en de gewenste tekst duidelijk in het verzoek staat, wordt het verzoek door landelijk beheer uitgevoerd.
Een kopie van het verzoek wordt in de instituutsmap van de betreffende aios bewaard (daarom per aios een verzoek indienen: dus niet combineren).

Voorbeeld van een tekst zoals die gebruikt zou kunnen worden:
“LKH-toets oktober 2017: Pietje Puk was wegens … niet aanwezig. Volgens de opgestelde richtlijnen is de LHK-toets verplicht. Als gevolg hiervan wijst het instituut hem een ONVOLDOENDE toe als uitslag van deze toets.”

Het kan voorkomen dat een gevalideerd formulier vanwege een ernstige fout heropend of verwijderd moet worden. Hiervoor is de volgende procedure vastgesteld:
Eenmalige actie

• Bespreek met het management van je eigen opleiding welke persoon (autorisator) er toestemming/autorisatie mag geven voor heropening/verwijdering van formulieren.
• Meld deze persoon aan bij landelijk applicatiebeheer.

Actie per formulier (terugkerend)

• De autorisator checkt inhoudelijk of de fout dusdanig ernstig is dat het formulier heropend/verwijderd moet worden.
• Indien ja: het instituut vult het Word-document in, maakt hier een pdf van en zet deze pdf in de instituutsmap van de aios.

Verzoek-reparatie-e-portfolio

In het Word-document staan de volgende gegevens:

-Dat het verzoek inhoudelijk beoordeeld is en door wie.

-BIG-nr en naam van de aios.

-Volledige naam van het dossier waar het formulier in staat.

-Volledige naam van het formulier.

-Wat er met het formulier moet gebeuren: heropenen of verwijderen.
(Als het verzoek het verwijderen van een dossier betreft, dan in de aanvraag, op de plaats van de volledige naam van het formulier, aangeven dat het verzoek het hele dossier betreft met alle formulieren die daarin staan.)

• Hierna stuurt autorisator een mail naar landelijk applicatiebeheer met het verzoek tot reparatie. In deze mail staan ook de gegevens die in het Word-document staan.

Landelijk applicatiebeheer checkt of de autorisatie klopt en de aanvraag correct is

• Indien ja: vervolgacties worden uitgevoerd
• Indien nee: aanvraag wordt teruggemaild

N.B. Een eenmaal verwijderd formulier of dossier is niet meer terug te halen.

Als een aios van het ene instituut verhuist naar het andere, dan moeten er aanpassingen gedaan worden in het e-portfolio.
De lokaal beheerder geeft aan de landelijk beheerder de volgende zaken door:
– Wie betreft het (naam en BIG-nr)
– Instituut oud en nieuw
– Wanneer verhuist de aios van opleiding (exacte datum hoeft niet; het gaat er meer om wanneer hij/zij overgeplaatst moet worden in het e-portfolio)
Het overplaatsen houdt in:
De bestanden, die in de “Instituutsmap <oude instituut>” staan, worden verplaatst naar de gedeelde map “Archief <oude instituut>”. Het account wordt verwijderd uit de groep “AIOS <oude instituut>” en toegevoegd aan de groep “Oud-aios <oude instituut>” en “AIOS <nieuwe instituut>”. Daarnaast wordt het instituut waaraan het account is gekoppeld aangepast: <oude instituut> verwijderd en <nieuwe instituut> toegevoegd. De bestanden uit het “Archief <oude instituut>” worden gekopieerd en aan de “Instituutsmap <nieuwe instituut>” toegevoegd.

Heeft een aios per ongeluk toch een dossier gesloten, dan kan alleen landelijk applicatiebeheer dit op verzoek van de lokaal beheerder weer openzetten.

Log in als dat account. Ga naar menu Extra > Gegevens. Hier kunt u het e-mailadres te wijzigen.
Ga naar menu Extra > Wachtwoord om het wachtwoord te wijzigen.