Hoofd opleiding

Voorbereiden beslissingsformulier

Hieronder een tip voor het sneller kunnen verwerken van de formulieren Voortgangsbeslissing door het hoofd van de opleiding:

Bij sommige aios is van tevoren al een ‘aandachtspunt’ bekend, denk aan inleveren derde band of andere eisen, hiervoor bestaan standaardzinnen. Deze standaardtekst kan de secretaresse al vooraf in het formulier plaatsen, zodat tijdens de vergadering alleen nog het persoonlijke aangevuld hoeft te worden, dat scheelt tijd.

Hoe meer wordt voorbereid, hoe sneller de vergadering verloopt.

Hoe te realiseren:
Vooraf aan vergadering:

• Het hoofd (of de secretaresse van het hoofd) stuurt de uitnodigingsmail van alle aiossen door aan de betreffende secretaresse (in het onderwerp van de mail staat uit welk dossier het formulier komt, dus voor welke secretaresse de mail is [mail kan ook d.m.v. een regel automatisch worden doorgestuurd])
• De secretaresse:
  – Zoekt de mail van de aios met aandachtspunt op
  – Klikt op de link ‘Ga naar beoordeling’
  – Vult de toelichting in
  – Sluit af met ‘Tussentijds opslaan’

Tijdens de vergadering:

• De secretaresse werkt vanuit haar mailbox:
  – Klikt op de link ‘Ga naar beoordeling’ van de te bespreken aios
  – Vult aan
  – Sluit af met ‘Tussentijds opslaan’
• Het hoofd logt (na afloop van de vergadering) in het e-portfolio in met zijn/haar account, bekijkt het formulier en bij akkoord klikt op ‘Valideren en sluiten’.
  Het hoofd vindt de aios onder: Startpagina > Alle taken > Wordt uitgevoerd

Ander account beslissingsbevoegdheid

Bij sommige instituten neemt het hoofd van de opleiding niet alle beslissingen en vult dus ook niet alle Voortgangsadviezen in. Voorbeeld: de teamleider voor fase 2 neemt de beslissingen voor de GGZ, CCZ en Klinische stage.

Het account van (in dit voorbeeld) deze teamleider krijgt dan beslissingsbevoegdheid en wordt toegevoegd aan de lijst van beoordelaars die de aios kan kiezen in het formulier Voortgangsbeslissing. De aios moet door het instituut goed geïnformeerd worden wie hij/zij moet kiezen uit de lijst met beoordelaars; het is namelijk niet mogelijk om een beslissingsbevoegdheid alleen aan bepaalde (groepen) aiossen te koppelen.
Het account van een niet-hoofd-met-beslissingsbevoegdheid krijgt een toelichting achter de achternaam (functie en plaatsnaam). Accounts van hoofden hebben deze toelichting niet. In de lijst met beoordelaars is hierdoor duidelijk te zien wie hoofd van de opleiding is en wie niet.
In het formulier en rapporten/dashboard ziet de aios wie (welk account) de beslissing genomen heeft.

Veelvoorkomende vragen en problemen.

We hebben hieronder de meest voorkomende problemen en vragen op een rij gezet.