Beheerder

De lokaal beheerder kan wel accounts aanmaken, maar niet iets aanpassen aan een account. Alleen de landelijk beheerder kan gegevens wijzigen van een bestaand account.

Log in als dat account. Ga naar menu Extra > Gegevens. Hier kunt u het e-mailadres te wijzigen.
Ga naar menu Extra > Wachtwoord om het wachtwoord te wijzigen.

Sommige gebruikers denken dat als ze op de link ‘Wachtwoord vergeten’ klikken dat dan direct hun huidige wachtwoord wordt gereset/geblokkeerd. Dat is niet het geval. Pas als de gebruiker – in het venster waarin het wachtwoord wordt ingesteld – op Versturen klikt (en de invoer wordt geaccepteerd) wordt het huidige wachtwoord vervangen (door het nieuwe wachtwoord).

Voorheen was het leegmaken van een demo-account niet mogelijk, maar inmiddels wel. Dus mocht het nodig zijn dat een demo-account wordt leeggemaakt, d.w.z. de ingevoegde dossiers worden weggegooid (inclusief alle inhoud), dan kan daartoe een verzoek worden gedaan bij de landelijk beheerder.

Dat gebeurt helaas wel eens. Vraag de aios eerst of hij/zij ook in de spam-box heeft gekeken, want daar kan de mail ook in terecht zijn komen.
De beste manier om de aios snel verder te helpen is om de inloggegevens nogmaals te versturen: log in als lokaal beheerder > selecteer aios > klik op icoon ‘Inloggegevens’ op de knoppenbalk > OK.
Mocht deze mail ook niet aankomen (ook niet in de spam-box), meldt het dan aan landelijk applicatiebeheer.

Het is bekend dat soms dergelijke mails niet aankomen, ondanks dat de aios alle opties heeft geprobeerd.
Als de aios of secretariaat contact met u opneemt dat een beoordelingsmail niet aankomt (na alle opties geprobeerd te hebben), dan geef aan landelijk applicatiebeheerder het volgende door:

• Naam aios
• Naam dossier
• Naam formulier (complete naam)
• E-mailadres van de opleider of docent

Landelijk applicatiebeheer stuurt dan een ‘gewone’ mail naar de opleider/docent, met daarin de link om het formulier te openen.

Het is mogelijk om door landelijk applicatiebeheer een bestand – dat gekoppeld is aan een formulier met voortgang Bezig of hoger – te laten ontkoppelen en/of een bestand te laten koppelen. Dit wordt alleen gedaan als het een ernstige fout betreft. In het verleden was het nodig om het hele formulier te laten verwijderen en daarna opnieuw te beginnen met een nieuw formulier; dat kan dus nu anders. Om een bestand te laten koppelen/ontkoppelen: zie verderop deze pagina bij Procedure om een formulier te heropenen/verwijderen of dossier te verwijderen.

Heeft een aios per ongeluk toch een dossier gesloten, dan kan landelijk applicatiebeheer dit op verzoek van de lokaal beheerder weer openzetten.
Voor het verwijderen van een dossier, dient de Procedure om een formulier te heropenen/verwijderen of dossier te verwijderen gevolgd te worden.

In onderstaande PDF zie je welke formulieren verwijderd kunnen worden:
Formulieren—Verwijderen—-handleiding-beheerder-SOON

Hierboven staat de handleiding (voor de lokaal beheerder) van welke formulieren wel/niet te verwijderen zijn.
Voor het verwijderen van dossiers geldt: als ‘n formulier door de aios niet te verwijderen is, dan is het dossier waar het formulier in zit ook niet door de aios te verwijderen.

Het kan voorkomen dat een gevalideerd formulier vanwege een ernstige fout heropend of verwijderd moet worden. Hiervoor is de volgende procedure vastgesteld:
Eenmalige actie
Bespreek met het management van je eigen opleiding welke persoon (autorisator) er toestemming/autorisatie mag geven voor heropening/verwijdering van formulieren.
Meld deze persoon aan bij landelijk applicatiebeheer.
Actie per formulier (terugkerend)
De autorisator checkt inhoudelijk of de fout dusdanig ernstig is dat het formulier heropend/verwijderd moet worden.
Indien ja: de autorisator stuurt een mail naar landelijk applicatiebeheer met het verzoek om een bepaald formulier te heropenen of te verwijderen.
-1 In deze mail moet staan dat het verzoek geautoriseerd is.
-1 Het is noodzakelijk dat in de mail ook staat:
mm-1 BIG-nr en naam van de aios.
mm-1 Volledige naam van het dossier waar het formulier in staat.
mm-1 Volledige naam van het formulier.
mm-1 Wat er met het formulier moet gebeuren: heropenen of verwijderen.
– Een pdf-afschrift van deze mail komt ook in de instituutsmap van de betreffende aios te staan.
– Als het verzoek het verwijderen van een dossier betreft, dan in de aanvraag, op de plaats van de volledige naam van het formulier, aangeven dat het verzoek het hele dossier betreft met alle formulieren die daarin staan.
Landelijk applicatiebeheer checkt of de autorisatie klopt en de aanvraag correct is
Indien ja: vervolgacties worden uitgevoerd
Indien nee: aanvraag wordt teruggemaild
N.B. Een eenmaal verwijderd formulier of dossier is niet meer terug te halen.

Soms wordt gevraagd naar printversies van de formulieren voor bijv. opleidingsdoeleinden. Dit is echter niet mogelijk: de digitale web-formulieren in het e-portfolio zijn niet geschikt om te printen. U zou eventueel van bepaalde delen van het formulier screenshots kunnen maken en deze in een Word-bestand plakken (en dit bestand printen).